Umowa z fotografem z punktu widzenia klienta — co powinna zawierać dobra umowa?

Co powinna zawierać dobrze skonstruowana umowa z usługodawcą ślubnym?

Punkty ważne, z perspektywy klienta.

        Podpisywanie umów z fotografem, kamerzystą, Wedding Content Creatorem, czy innym usługodawcą ślubnym, w dzisiejszych czasach nie powinno już nikogo dziwić, a zadziwić powinien jej brak. Każdy porządny usługodawca ślubny i nie tylko, zaproponuje podpisanie umowy dotyczącej usługi. Jeżeli nie, to warto to zasugerować, a jeśli nie ma zgody na umowę ze strony usługodawcy, to proponuję zmienić usługodawcę, bo ewidentnie coś tu bardzo brzydko pachnie.
Porządna umowa zabezpiecza obie strony, w razie różnych przypadków bądź, gdy któraś ze stron nie wywiąże się z umówionych kwestii: zarówno Para Młoda, jak i usługodawca. Skupię się na usługach ślubnych, a zwłaszcza na fotografii, z czym mam najwięcej do czynienia, choć do innych dziedzin też to się tyczy i można ją przełożyć z poprawkami na elementy danej usługi.

Co taka porządna umowa powinna zawierać?

        Przede wszystkim dane kontaktowe: imiona, nazwiska, adresy, numery telefonów. Często występuje także prośba o kontakt do świadków lub rodziców w razie nagłych wypadków. Sama tego ostatniego zapisu nie stosuję, ale zazwyczaj proszę o kontakt do któregoś ze świadków bliżej terminu uroczystości. Jeśli chodzi o dane usługodawcy, to imię, nazwisko, numer telefonu, dane firmy np. NIP. Jeżeli usługodawca nie prowadzi firmy (np. prowadzi działalność nierejestrowaną, to powinien pojawić się również jego adres i numer pesel. Chodzi o to, że w razie jakiś dziwnych wypadku, można było się wzajemnie odnaleźć.


        Dokładny opis usługi. Powinno być w niej zawarte wszystko, na co umawiasz się z usługodawcą, czyli: ilość oddanych zdjęć, czas trwania usługi, długość oddanego filmu, ilość oddanych rolek, dodatkowe produkty typu album, płyta, pendrive i wszystko inne. Jeżeli nie ma tego w umowie, to powinien się w niej znaleźć załącznik z ofertą, z której skorzystaliście. Krótko mówiąc, powinna się tam znaleźć informacja, o każdym elemencie usługi, za który Para Młoda płaci, aby nie było niedomówień. Nawet jeżeli dostajecie coś gratis, to również powinno znaleźć się w umowie.

        Dokładne adresy lokalizacji: przygotowań, ceremonii, wesela, a nawet, jeżeli już jest to uzgodnione, miejsce pleneru ślubnego. Dokładne adresy, z kodami pocztowymi! Nazwy miejscowości często się powtarzają i nawet w tym samym powiecie, mogą być dwie takie same miejscowości, a nie chcemy, aby doszło do pomyłki. Ważne, aby usługodawca od początku posiadał te informacje, aby niczego nie mieszać, czy wcześniej mógł zobaczyć miejsca realizacji, albo policzyć koszty dojazdu, jeżeli jest to opcja dodatkowo płatna. Jeżeli zlecenie nie jest daleko, a wcześniej nie byłam w danym miejscu, to bardzo często w innym dniu przed zleceniem jadę zerknąć na te miejsca, aby być jak najlepiej przygotowaną na to zlecenie.

        Dokładny koszt wszystkiego i jaka jest forma rozliczenia, czy gotówką, czy na konto i jaki jest termin zapłaty całości, jak i termin i wysokość zadatku bądź zaliczki. Jeśli fotograf jest z dalszej lokalizacji i do was dojedzie, należy także uwzględnić dodatkowe koszty za dojazd lub nocleg. Wszystko ma być czarne na białym, aby później nie było niespodzianki, że za coś jeszcze trzeba zapłacić.


        No właśnie: wspomniana zaliczka bądź zadatek. To bardzo ważny punkt! Ja, jak i wielu innych usługodawców, preferuję zadatek, ponieważ jest zabezpieczeniem dla obydwu stron. Jeżeli Para Młoda będzie musiała zrezygnować z usługi, zadatku nie odzyska, a jeśli to usługodawca z jakiegoś powodu odmawia wykonania zlecenia, będzie musiał oddać Parze Młodej zadatek podwójnie. Zaliczka niestety działa jedynie na korzyść tylko Pary Młodej, więc nic dziwnego, że usługodawcy coraz częściej wybierają zadatek. Warto też podkreślać różnicę w przypadku zadatku, ponieważ klienci często mylą te pojęcia.


        Termin oddania materiału i produktów. Warto to uwzględnić w umowie. To jest jedna z podstaw do postępowania prawnego, jeżeli usługodawca nie chce oddać gotowego materiału, albo bez powodu przeciąga są w czasie. Oczywiście są różne sytuacje: awaria sprzętu, choroba, ale normalny człowiek da o tym znać i poprosi np. o zrozumienie i dłuższy termin. Niestety obserwując grupy ślubne, czasami zdarza się, że Pary Młode trafiają po prostu na oszustów. Rok temu sama miałam sytuację, że padł mi laptop, a zbliżały się terminy oddania materiału, ale poinformowałam moje Pary Młode o lekkiej obsuwie i wszystko było w porządku.


        Zgoda na upublicznienie wizerunku. Zapis odnośnie do tego, czy zgadzacie się na umieszczanie w mediach usługodawcy swojego wizerunku, czy też nie. Możecie się zgodzić lub nie, to wasze prawo. Usługodawca jednak nie może od Was wymagać, abyście się na to godzili (czytałam już gdzieś o takim przypadku). Oczywiście każdy by chciał, aby móc umieszczać zdjęcia w swoim portfolio, bo to na ich podstawie kolejne Pary Młode wybierają danego usługodawcę, macie jednak prawo się nie zgodzić, jeżeli tego nie chcecie. Nawet jeżeli się zgodzicie, to taką zgodę ZAWSZE możecie wycofać! Często praktykowane jest także to, że usługodawca daje rabat w zamian za zgodę na upublicznienie materiałów. Sama tak czasami robiłam przy weselach, jednak w takim przypadku, mam także punkt, w którym zastrzegam, że jeżeli ktoś chce tę zgodę wycofać, to upust musi zostać zwrócony i jest także wpisana dokładna kwota, ile ten upust wyniósł.


        Zapewnienie usługodawcy o możliwości wykonania usługi, czyli informacja o ewentualnym zapasowym sprzęcie, czy o tym, czy usługodawca ma kurs liturgiczny, uprawniający do pracy podczas ceremonii liturgicznych. Zwłaszcza to drugie jest bardzo ważne, ponieważ są księża, którzy mogą wyprosić usługodawcę bez odpowiednich uprawnień.

        Kto robi reportaż? — zdarza się, że znani fotografowie biorą dużo zleceń na jeden termin, wybierają najkorzystniejszy, a na drugi szukają zastępstwa. Trzeba mieć się na baczności i o to zapytać, a jeżeli chcecie konkretnego fotografa, to wpisać to na umowę. Sama nie pochwalam takiego zachowania i jak się czegoś podejmuję, to realizuję, ale to już moja dygresja.


        Gwarancja ceny lub ustalony procent wzrostu w przypadku dłuższych terminów. Czasami bywa tak, że umowy są podpisywane z dużym wyprzedzeniem, a jak wiadomo, wszystko drożeje. Warto zadbać o to, aby utargować z usługodawcą niezmienność ceny lub procent, do jakiego maksymalnie ta cena może zostać podwyższona. To Wam zagwarantuje, że cena będzie taka sama bez względu na to, czy dany usługodawca podnosi swój cennik, czy nie.


        Inne szczegóły, które są dla Was ważne lub zostały ustalone. Jeśli fotograf miał akurat jakąś promocję, to warto to uwzględnić na umowie.


        Informacja o RODO i o przechowywaniu danych osobowych. Tutaj chyba nie trzeba wyjaśniać, te informacje muszą się również znaleźć w umowie.


        Jeżeli jest jakiś punkt w umowie od fotografa, który jest dla Ciebie niezrozumiały, podziel się w komentarzu pod rolką lub pod tym postem! Tutaj skupiłam się na punktach, które są ważne dla Pary Młodej. Będzie także druga część tego wpisu i będzie dotyczyła punktów, które zabezpieczają usługodawców, które dla klientów czasami wydają się nieco rygorystyczne.
Koniecznie daj znać, czy taki post jest przydatny!